Gestão de tempo: como ter mais tempo para viver sem interferir no trabalho?

Buscar novos clientes, relacionar-se com os clientes antigos, enviar pedidos, organizar a agenda, visitar os amigos, manter-se informado sobre acontecimentos que afetam suas vendas, arrumar a casa, comprar comida para o animal de estimação, dar atenção aos filhos, lembrar-se de comprar algo na volta do trabalho… Ufa! São tantas tarefas a serem feitas que 24 horas parece ser pouquíssimo tempo.

A questão é que nenhuma pessoa possui mais que 1.440 minutos diários, e é uma minoria que consegue executar mais de uma tarefa por vez. Aliás, segundo um estudo da Universidade de Utah, nos Estados Unidos, somente 2,5% das pessoas realmente conseguem executar mais de uma tarefa por vez. Os outros 97,5% da população se atrapalham e se tornam mais improdutivos ao tentar realizar mais de uma atividade simultaneamente.

Se você faz parte do pequeno grupo de pessoas que podem se chamar de “multitarefa”, este conteúdo não é para você. Mas se você já entendeu que algumas técnicas e ferramentas, além de muita organização e concentração, podem te ajudar a realizar todas as atividades importantes eficientemente, então este post foi pensado para te ajudar!

Nele daremos dicas práticas de como utilizar a gestão do tempo para ter bons resultados na profissão sem precisar abrir mão do lazer ou do convívio social. Falaremos sobre alguns métodos simples que podem ser utilizados para organizar sua rotina e aliviar aquela sensação de que, por mais que você trabalhe, as tarefas só aumentam!

Para começar, queremos te propor um desafio: separe 30 minutos do seu tempo, pegue um papel e uma caneta para anotar o que for mais importante, coloque o celular no silencioso e desconecte a internet do dispositivo que estiver usando para ler este material.

• Entendendo a gestão do tempo
• Pesando na balança: trabalho ou prazer?
• Organizando desde o princípio
• Apps e ferramentas que podem ajudar na gestão do tempo
• Avaliando e medindo a produtividade

Pronto! Ao executar esses 4 passos, suas chances de terminar uma atividade importante com sucesso aumentam drasticamente. Continue lendo para entender o porquê!

Entendendo a gestão do tempo

Gestão do tempo é o ato de definir prioridades pessoais e profissionais, estabelecendo a quantidade de horas ou minutos necessários para atingir o resultado esperado na execução de determinadas atividades. A consequência natural de uma boa gestão do tempo é o aumento da produtividade, ou seja, é possível realizar mais atividades prioritárias em um menor intervalo de tempo.

Existem dois problemas que costumam impedir que as pessoas sejam boas gestoras de tempo e aumentarem a sua produtividade: não saber priorizar as tarefas que causam maior impacto para suas vidas e não se concentrar nas tarefas que decidiram priorizar.

A saída está na aplicação de duas estratégias:

1. A Matriz de Eisenhower para vendedores

Dwight Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos. Ele desenvolveu uma matriz de priorização de atividades para permitir que as pessoas conseguissem se concentrar naquilo que devem fazer, delegar o que for possível e ignorar aquilo que só lhes tomaria tempo.

A Matriz consiste em dividir suas tarefas em 4 grandes grupos:

1.1 Urgentes e importantes

São as atividades que devem ser executadas primeiro, pois representam um alto impacto em curto prazo e, se não forem feitas, podem gerar estresse ou até punições. Só devem fazer parte desse grupo as atividades que de fato estiverem te pressionando e que não possam ser planejadas.

1.2 Importantes e não urgentes

São as demais atividades que só podem ser realizadas por você, mas que podem ser executadas com um pouco mais de folga. O ideal é colocar os prazos máximos de entrega na frente de cada uma das atividades. Assim, você saberá qual deve ser priorizada.

1.3 Urgentes, mas não importantes

Sabe aquelas atividades que sua esposa, filhos, pais ou colegas de trabalho podem executar? Comprar leite, fazer um relatório, visitar um cliente que possui baixo ticket médio e dificilmente comprará… Essas são as tarefas que podem ser delegadas e que, por não serem importantes, nada de grave ocorrerá se elas forem postas em segundo plano. A ideia é diminuir a pressão causada por essas atividades e delegá-las sempre que possível.

1.4 Não importantes e não urgentes

São as atividades que podem ser excluídas da rotina sem que haja impacto algum, como, por exemplo, ver televisão ou navegar nas redes sociais.

O objetivo da Matriz de Eisenhower é criar um mapa que indique quais coisas precisam ser feitas imediatamente, quais podem ser planejadas, quais devem ser delegadas e quais podem ser eliminadas. Ela facilita a tomada de decisão em dias cheios de atividades.

2. A técnica Pomodoro

Se a primeira técnica envolvia a priorização das atividades, a segunda visa a melhorar o foco que damos a elas.

Um estudo realizado na Universidade da Califórnia apontou que os profissionais gastam em média 25 minutos para retomar uma atividade depois que são interrompidos. Isso quer dizer, que se você for interrompido 6 vezes em uma atividade, gastará 1h20min somente tentando voltar a fazer aquilo que havia elencado como prioridade.

A técnica Pomodoro propõe exatamente o oposto. A pessoa define uma atividade e a realiza em blocos de 25 minutos. Após cada bloco, ela faz uma pausa de 5 minutos para tomar um café, ir ao banheiro, responder a um e-mail ou checar o WhatsApp. Depois da pausa, começa um novo bloco de 25 minutos que não deve ser interrompido por absolutamente nada que não seja muitíssimo urgente. Por fim, ao término de 4 blocos de 25 minutos, a pessoa faz uma pausa maior, de aproximadamente 30 minutos.

O objetivo é evitar a procrastinação de atividades, além de não forçar muito a concentração, para evitar que a pessoa fique estressada pelo foco excessivo que dá às suas atividades.

Pesando na balança: trabalho ou prazer?

Quanto tempo você dedica a amigos, família, interesses pessoais e hobbies? E quanto tempo é dedicado ao trabalho? Você consegue dedicar-se apenas às suas atividades pessoais, sem ficar monitorando e-mails ou celular por causa de compromissos de trabalho?

O excesso de trabalho pode levar uma pessoa ao esgotamento físico e mental, tornando-a menos produtiva. Portanto, as horas de lazer possuem a função estratégica de gerar o alívio de que o cérebro necessita para analisar problemas e fatos sob uma nova perspectiva.

O ideal é que os momentos em que você precise de realizar tarefas do trabalho em períodos que são reservados para seu lazer e atividades pessoais sejam, de fato, exceções e não regras. Ou seja, que ocorram no máximo 3 vezes durante um mês — afinal, uma frequência maior que essa já significaria trabalhar e abrir mão do seu lazer ao menos uma vez por semana.

Uma técnica que pode ajudar é planejar suas tarefas com 3 ou 4 dias de antecedência. Dessa forma, você consegue de fato excluir o que não é urgente nem importante e evita ter que abrir mão de seu lazer para executar essas tarefas em momentos que são seus.

Organizando desde o princípio

Existem 4 passos para organizar definitivamente suas atividades:

1. Crie listas de atividades contextuais

O uso de listas de tarefas é bastante comum em ambientes corporativos. Elas devem ser uma espécie de checklist e podem conter desde tarefas maiores, como enviar uma proposta a um cliente, até as micro tarefas que as compõem, como validar o preço dos produtos na tabela atualizada e solicitar um percentual maior de desconto para o gerente de vendas.

Contudo, o uso das listas de tarefas se torna ainda mais efetivo levando em conta o contexto de cada atividade. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefa chamada “Caminho”. Nela serão inseridas apenas atividades que possam ser executadas a caminho dos clientes, do escritório ou de sua casa. Comprar algo no supermercado é um exemplo de atividade que deve ser executada no caminho de volta para casa.

Essa associação de atividades a contextos específicos permite que você otimize o tempo gasto, além de impedir que você se esqueça de alguma atividade que deve ser executada em algum lugar específico.

2. Delegue tarefas menos importantes

Delegar e a acompanhar é uma característica dos grandes líderes. Aprender e exercitar essa característica é uma forma de investir em sua carreira e se credenciar a cargos de gestão de equipes.

Um critério a ser adotado para definir as tarefas importantes daquelas menos importantes é: Avalie se o que está sendo delegado pode ser executado com pela pessoa que irá receber a tarefa. Por exemplo, um relatório de vendas pode ser muito bem-feito por um vendedor inexperiente, já o fechamento de uma grande venda pode não ter o mesmo resultado.

O ideal é que, com o passar do tempo, mais pessoas saibam fazer as atividades que antes eram centralizadas apenas em você.

3. Agende as tarefas que são prioritárias

Todas as ações prioritárias devem ser registradas em uma agenda, definindo os melhores momentos para que sejam executadas. O ideal é que você vá marcando as atividades que já foram executadas, e que sua agenda seja focada na próxima atividade a ser realizada.

4. Revise os prazos e as atividades ao menos uma vez por semana:

Ao menos uma vez por semana, revise suas listas, avaliando quais atividades precisam ser inseridas, quais podem ser excluídas e quais devem ser delegadas. Com isso, nunca mais você terá um grande esforço para criar ou organizar suas atividades.

Apps e ferramentas que podem ajudar na gestão do tempo

Você já deve ter percebido que organizar suas atividades sem o apoio de aplicativos e ferramentas de gestão do tempo é quase que impossível. Por isso, citaremos 3 aplicativos que podem ser utilizados na sua organização pessoal:

1. Trello

O Trello é um sistema de gerenciamento de atividade e projetos que funciona de maneira bem visual. Nele, é possível criar listas com tarefas macro, determinar prazos para conclusão, inserir checklists, arquivos, comentários e links para facilitar a execução dos trabalhos, além de poder compartilhar tarefas com outros usuários do sistema.

Ele é muito útil para organizar, priorizar, acompanhar e determinar prazos de atividades. A equipe do Trello também ensina como fazer a Matriz de Eisenhower utilizando o sistema.

2. Agendor

A área de vendas pode seguir um processo padrão, com atividades próprias a serem executadas em cada estágio. O uso de um sistema de gestão de relacionamento com clientes pode ajudar a entender quais atividades devem ser priorizadas e executadas em cada etapa. A sugestão é utilizar o Agendor, que, além de ser disponível na web, pode ser acessado via aplicativo, sem custo, pelo smartphone.

3. G Task

O G Task é usado para transportar as listas de tarefa diretamente para seu calendário, caso você utilize sua conta do Google. Ele está disponível em Android e iOS e pode ser utilizado apenas em tablets e smartphones.

Avaliando e medindo a produtividade

Agora que você já possui uma vida mais organizada, é hora de medir se seu método é funcional e de fato te ajuda. Existem duas formas de fazer essa avaliação:

1. Atividades planejadas x realizadas

O primeiro modo de avaliar é contar quantas atividades foram planejadas para um dia, uma semana ou um mês, e quantas foram de fato executadas. Aqui é importante escrever as razões que impossibilitaram o cumprimento de todas as tarefas planejadas. Isso reforçará seu poder de planejamento e tomada de decisão em casos de interrupções ou imprevistos.

2. Urgentes x importantes x delegadas x outras

Se você priorizou as tarefas, então poderá contabilizar o tempo médio gasto entre tarefas urgentes e importantes e o acompanhamento daquelas que foram delegadas. O ideal é que as atividades urgentes representem um pequeno percentual de tempo. As importantes, por sua vez, devem ser responsáveis pela maioria das horas gastas, enquanto as delegadas devem representar apenas horas de reuniões ou telefonemas. Por fim, as imprevistas devem ocupar um percentual bem pequeno de sua rotina.

Conclusão

Fazer uma boa gestão do tempo não deve ser algo excepcional — como é o caso das habilidades dos profissionais multitarefas — nem algo esporádico. Afinal, quanto mais você exercitar, mais eficiente será seu planejamento e menos imprevistos tomarão o tempo destinado à sua família e às suas atividades de lazer.

Após um ou dois meses utilizando as dicas e técnicas apresentadas neste conteúdo, as atividades de gestão do tempo se tornarão um hábito, por isso, não se desanime com os esforços necessários nas primeiras semanas. Certamente o aumento de produtividade e de qualidade de vida compensarão esses esforços!

Agora é com você: organize-se, aumente suas vendas e melhore sua qualidade de vida!