Guia de otimização de resultados: venda mais sendo mais produtivo

O momento em que vivemos, em plena era da informação, exige que estejamos atentos a um número considerável de dados e notícias que nem sempre são relevantes para nós. A multifuncionalidade dos aparelhos eletrônicos — que, se bem utilizados, são extremamente úteis no dia a dia — acaba se tornando fonte de distração e perda de tempo. Mensagens e notificações em smartphones, por exemplo, fazem com que uma pequena pausa no trabalho se torne, na verdade, um longo momento improdutivo. Distrativos não faltam para que as horas passem e, com elas, as oportunidades de realizar nossas tarefas de maneira mais eficiente.

Mas será que é possível reverter essa situação e fazer com que as atividades diárias sejam mais produtivas? A resposta é sim. Você pode tomar algumas atitudes para gerir seu tempo, otimizar seu trabalho e, com isso, realizá-lo de maneira mais apropriada a fim de gerar melhores resultados, mais sólidos e gratificantes para você e para a empresa na qual atua.

Com foco e determinação, os tais aparelhos eletrônicos, considerados sempre como “vilões” da produtividade, podem se tornar eficientes ferramentas de trabalho, essenciais para que você desenvolva suas atividades da melhor maneira possível. Um software como o CRM (Customer Relationship Management — em português, Gestão do Relacionamento com o Cliente) contribui bastante para a boa dinâmica profissional.

Tal ferramenta é excelente para a reunião de informações estratégicas sobre os clientes, sobre os vendedores e sobre a equipe de vendas como um todo. Com ela, é possível tomar decisões estratégicas, medir as atividades que estão sendo funcionais para mantê-las e averiguar as que precisam ser melhoradas, dentre outras ações. Mas esta é apenas uma das muitas formas de ser mais produtivo.

Ao longo deste conteúdo, você aprenderá o que fazer para otimizar os resultados de seu trabalho para que ele seja feito da melhor maneira possível e gere lucros significativos. Acompanhe:

• Desenvolva um mapa de produtividade
• Mantenha o foco nas ações mais produtivas
• Invista na melhoria dos pontos fracos
• Defina prioridades
• Analise os resultados

Desenvolva um mapa de produtividade

Refletir sobre a sua rotina é o primeiro passo para tornar-se mais produtivo. E, para isso, é preciso fazer uma análise crítica de suas ações, identificando os pontos fortes e fracos de sua atuação e distribuição de tarefas ao longo do dia. Para quem deseja aprimorar sua rotina profissional, especialistas em gestão do tempo aconselham a realização de um mapa de produtividade. Veja a seguir o que deve ser analisado para criar um mapa de produtividade:

• Reconheça que seu tempo é limitado e que não dá para fazer tudo: disciplina e foco são essenciais para que você entenda o que deve ser priorizado em um determinado momento.
• Defina e mensure suas metas: as teorias de gestão afirmam que não se pode administrar aquilo que não é mensurável. Por isso, defina o que deve ser feito e avalie se os resultados estão de acordo com o esperado.
• Concretize um plano de ação: além de ter clareza quanto aos seus objetivos, é necessário definir um roteiro do que é preciso fazer, em quanto tempo, quais resultados deverão ser alcançados etc., para que as metas estabelecidas sejam conquistadas. Se, após a mensuração, você notar que há algo que não vai bem, não exite em fazer alterações.
• Entenda a importância do trabalho em equipe: produtividade para as vendas está diretamente relacionada ao trabalho em conjunto. Todos precisam entender que a realização da atividade individual é importante para a obtenção dos resultados de toda a equipe.
• Seja otimista: não deixe a frustração tomar conta de você. Se algo não vai bem, entenda que você é o único capaz de tomar uma atitude concreta para reverter a situação e torná-la melhor. Pense positivo e aja!
• Tenha equilíbrio em suas tarefas: para ser mais produtivo no trabalho, é necessário que você seja capaz de gerir o seu tempo para estar com a família, estudar, executar uma atividade de lazer, dentre outras coisas. Assim, quando for a hora de focar na vida profissional, seu comprometimento será maior.
• Diga não quando necessário: assumir responsabilidades que estão além da capacidade física e mental não contribui em nada para a otimização do tempo. Entenda e respeite seus limites.

Seguindo as dicas acima, será possível desenvolver seu mapa de produtividade e focar naquilo que realmente importa, tornando sua rotina de vendas muito melhor. Caso você perceba o surgimento de imprevistos ou mudanças em seus planos, reveja seu mapa e modifique o seu planejamento para não prejudicar suas tarefas.

Detecte os pontos fortes

Para que bons resultados possam surgir, é necessário identificar quais os pontos fortes de sua equipe de vendas e em quais momentos eles surgem para que as ações positivas possam ser repetidas. Prospecção, apresentação, negociação, fechamento da venda, pós-venda… Em qual dessas etapas você e seus colaboradores realizam o melhor trabalho? Qual é o momento em que vocês, de fato, conquistam o cliente? Quem tem conseguido se sobressair em cada etapa do processo de vendas e por quê? Compreender o funcionamento dos pontos fortes e ser capaz de transmiti-los aos demais auxiliará no aumento da produtividade e melhor performance de todos.

Identifique as ações eficazes

Como dito anteriormente, a detecção dos pontos fortes e o entendimento das ações que os levam a ser considerados como tal são essenciais para que todo o grupo de vendas possa realizá-las de maneira eficiente. Por isso, ao analisar o que é funcional no processo comercial, identifique características pessoais, metodologias de abordagem ao cliente e posturas durante o contato inicial e a negociação, que são momentos cruciais para a otimização dos resultados e maior lucratividade em menos tempo de trabalho.

Adapte as ações para as outras etapas

Depois de conhecer os pontos fortes e as ações eficazes para a obtenção de ótimos resultados, adapte-as às etapas do trabalho que estão sendo menos produtivas. Por exemplo: se a sua dificuldade ou a de algum membro da sua equipe for o fechamento da venda, perceba o que fez com que o cliente o recebesse no processo de prospecção e aceitasse conversar com você sobre o seu produto. Será que foi a simpatia? A clareza na explanação sobre a empresa? A confiança de que seus conhecimentos farmacêuticos são sólidos?

Faça a análise de cada uma das etapas e aplique os benefícios percebidos em uma às outras. Às vezes, pequenas modificações precisarão ser feitas para que a eficiência da ação feita em um momento do processo de vendas funcione na dinâmica de outra etapa.

Mantenha o foco nas ações mais produtivas

Manter-se motivado não é tarefa fácil, porém, é extremamente necessária para obter bons resultados. As pessoas que estão ao seu redor são responsáveis por oferecer feedbacks sobre sua forma de atuação, mas somente você será capaz de absorver todas as críticas — tanto positivas quanto negativas — para manter-se ativo e dinâmico em suas atividades. Não se esqueça de que é impossível fazer tudo ao mesmo tempo e ser ótimo em todas as atividades,  mas é totalmente possível aprimorar cada dia mais o seu trabalho nas tarefas mais difíceis e reforçar seu desempenho naquelas em que você já obtém sucesso.

Para garantir os altos índices de performance sem perder o entendimento quanto à necessidade de aprimoramento constante, mantenha o foco naquilo em que você é mais produtivo. Controle a ansiedade de querer fazer tudo ao mesmo tempo, de ter que dar conta de todas as responsabilidades diárias de uma só vez e compreenda suas limitações temporais e psicológicas em tudo aquilo que realiza. Concentre-se no que você faz melhor e tenha paciência para superar seus desafios profissionais.

Invista na melhoria dos pontos fracos

Aprimorar o trabalho é algo que deve ser feito constantemente e, para tal, é necessário se manter motivado, para não estagnar profissionalmente e diminuir sua produtividade. Para que isso não aconteça, busque constantemente aprimorar seus pontos fracos e adquirir novos conhecimentos e experiências. A abertura da mente para outras culturas e informações é uma experiência fantástica que deve ser estimulada e vivenciada todos os dias.

Invista em você, na sua carreira e no seu crescimento pessoal. Faça cursos, treinamentos, realize um acompanhamento com um coaching para identificar quais melhorias podem ser feitas em sua produtividade e faça uso da tecnologia para se tornar um profissional melhor e mais dinâmico.

O já mencionado CRM auxilia bastante na análise dos pontos fracos e fortes encontrados na execução de um trabalho. Faça uso dele para identificar onde você deve investir para tornar sua performance ainda melhor. Existem também vários aplicativos para celular e tablet que ajudam na organização da rotina e na dinâmica da gestão do tempo. Lembre-se que a tecnologia, quando utilizadas a favor da otimização das tarefas diárias, são sempre bem-vindas no ambiente de trabalho.

Defina prioridades

Você sabe quais são os objetivos e metas da organização na qual trabalha e qual é o seu papel para alcançá-los? Tem conhecimento sobre a visão de futuro da empresa? Se você ainda não sabe, procure saber.  Essas informações são essências para ajudá-lo a definir suas prioridades, para que você alcance os resultados esperados individualmente de forma a somar de maneira positiva aos resultados da sua equipe.

E não se esqueça que, quando falamos sobre vendas, existem passos a serem dados para que uma negociação seja fechada com sucesso. A hierarquia de prioridades deve ser respeitada e praticada diariamente. Analise o que é melhor para determinado momento e mantenha o foco nas atividades que trarão melhores resultados. Seja capaz de enxergar de forma crítica o seu cenário de atuação para tomar as melhores decisões. Estabeleça e siga caminhos, corrigindo as rotas sempre que vir que algo não vai bem.

Analise os resultados

De nada adianta fazer análises comportamentais, identificar pontos fortes e fracos e mudar sua forma de agir se, depois de tudo isso, você não parar para verificar se a sua nova postura está contribuindo efetivamente para o alcance das metas propostas. Avaliar os resultados é tão importante quanto buscar novas formas de atuação para melhorar a produtividade e otimizar o tempo de trabalho.

Acertar, na primeira tentativa, todos os passos para alinhar a atividade profissional de forma a fazer com que toda a rotina de trabalho seja a mais eficiente é praticamente impossível. Muitas vezes, ajustes são necessários e não há mal nenhum em corrigir o que não está adequado. O problema é justamente o contrário, quando se percebe que algo não vai bem e nenhuma ação é feita para mudar o que é preciso.

Nesse momento, de avaliar as metas conquistadas, o CRM é de extrema valia. Com ele, você consegue gerar relatórios completos e parciais para averiguar se as escolhas feitas e posturas adotadas têm sido capazes de fazer com que os objetivos sejam atingidos, com maior produtividade e lucratividade.

Conclusão

Se você acha que algo pode ser feito para melhorar a sua atuação profissional, não perca tempo e modifique já sua postura. A produtividade pode — e deve — ser buscada por todos os que desejam executar suas tarefas de maneira mais eficiente e dinâmica. Se hoje os seus resultados não estão de acordo com suas expectativas e nem com as da empresa na qual você trabalha, faça disso um momento decisivo para aprimorar sua conduta. E, assim que conseguir alcançar o que foi almejado, estabeleça novos planos. Não pare de aperfeiçoar e otimizar o seu dia a dia!

Não se esqueça de que tudo o que você aprendeu neste material deve ser feito constantemente, pois os cenários mudam, assim como os ânimos e objetivos. Todas as etapas aqui apresentadas são cíclicas e devem ser retomadas de tempos em tempos. Há sempre alguma melhoria a ser feita, um novo conhecimento a ser adquirido e uma boa experiência a ser compartilhada. Busque a superação de suas dificuldades, a manutenção e o aprimoramento de suas potencialidades.