Guia do profissional de farmácia: aprenda a organizar sua rotina e otimizar seu trabalho

Guia do profissional de farmácia: aprenda a organizar sua rotina e otimizar seu trabalho

Ter uma rotina de trabalho organizada é fundamental para aumentar a produtividade das atividades farmacêuticas. Um profissional organizado consegue cumprir metas, entregar tarefas dentro de prazos previamente estabelecidos e obter resultados de alta qualidade. Ao contrário, aquele farmacêutico que não consegue se organizar vive estressado, acumula tarefas, comete vários erros diariamente, atrasa seus projetos e compromissos e entrega resultados de baixa qualidade, o que traz prejuízos para o convívio com a equipe de trabalho, para a empresa e para seus clientes.

Como o dia a dia do farmacêutico está cada vez mais corrido e o número de responsabilidades só aumenta, torna-se difícil manter um bom nível de organização no ambiente de trabalho, seja na drogaria, na farmácia hospitalar, na indústria ou no laboratório de análises clínicas. Nesse cenário, uma ajuda não cai nada mal. E é isso que este material quer fazer: ensinar a você dicas para ajudar a gerenciar melhor o seu tempo e alcançar um bom nível de rendimento e produtividade no seu trabalho! Confira e prepare-se para se tornar um profissional mais valorizado e desejado pelas empresas do ramo farmacêutico!

Boa leitura!

Analise como você está trabalhando

Para organizar melhor o seu tempo, antes de qualquer coisa, é essencial que você faça uma análise do seu modo de trabalho, identificando falhas que prejudicam o seu desempenho profissional. Assim, é possível reconhecer em que pontos você desperdiça seu tempo com atividades desnecessárias ou executa tarefas improdutivas, sobrando pouco espaço no seu dia para o que é realmente importante. Existem algumas técnicas que auxiliam nesse processo, ajudando na organização do seu tempo e aumentando a produtividade do seu trabalho. Confira a seguir:

Técnica do Pomodoro

Essa é uma das técnicas mais populares de produtividade, criada no início dos anos 90 pelo italiano Francesco Cirillo. Ela foi desenvolvida com base na teoria de que quando um fluxo de trabalho ou estudo é dividido em blocos de tempo, o foco e a agilidade do cérebro aumentam. Utiliizando a técnica você divide o seu tempo em blocos de 25 minutos – pomodoro – nos quais você trabalha sem interrupções, descansando cinco minutos entre os blocos.  A cada 4 pomodori, é feita uma pausa mais longa, geralmente de 15 a 30 minutos.

Essa técnica pode ser aplicada a diversas atividades da rotina farmacêutica, principalmente àquelas que exigem concentração, tais como a análise técnica de prescrições, o controle do estoque de medicamentos de uma drogaria ou o desenvolvimento e a validação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Dessa forma, ao utilizar o Pomodoro, você melhora a sua concentração e evita erros que podem ser prejudiciais ao seu trabalho e à segurança dos pacientes.

Como utilizar a Técnica do Pomodoro?

Para utilizar a técnica, você deve seguir os seguintes passos:

  1. Liste todas as tarefas que você executa rotineiramente no seu trabalho, por ordem de prioridade ou importância;
  2. Ao chegar no seu trabalho, programe um cronômetro para despertar após 25 minutos. Durante esses minutos, execute suas tarefas, iniciando pela primeira da lista, sem parar. É importante deixar o seu celular longe ou no silencioso para não se distrair.
  3. Quando o alarme do cronômetro tocar, descanse cinco minutos. Você pode aproveitar esse tempo para se levantar da cadeira e dar uma volta, fazer um exercício ou ler alguma notícia. O importante é não exceder esses cinco minutos.
  4. Terminados os 5 minutos de pausa, retome as suas tarefas.
  5. Após 4 pomodori, faça uma pausa mais longa, de acordo com a sua necessidade, desde que não exceda 30 minutos. Como o intervalo é maior, você pode checar o seu WhatsApp, dar uma olhada no Facebook ou bater um papo com um colega que também esteja descansando.
  6. Retome suas tarefas iniciando um novo ciclo de pomodori.

Dicas importantes

Uma dica valiosa é anotar o número de pomodori gastos para executar uma tarefa, o que ajuda na hora de determinar metas e prazos. Por exemplo, se você gasta 2 pomodori para verificar o estoque de medicamentos controlados, você saberá que precisa de cerca de 50 minutos para realizar essa atividade, o que ajuda a planejar a sua semana.

Anote todas as interrupções ocorridas durante o pomodoro, para que você possa identificar o que mais atrapalha no rendimento da sua rotina de trabalho. Assim, durante a execução das próximas tarefa, você poderá evitar essas distrações, otimizando o seu desempenho.

Vale salientar que você pode ir adaptando a técnica ao perfil de atividade que você executa, aumentando o tempo dos pomodori ou dos intervalos, de acordo com a sua necessidade. O mais importante de tudo é acreditar e se comprometer com a técnica para que ela ajude a aumentar efetivamente a sua produtividade como um profissional farmacêutico.

RescueTime

Independentemente da função exercida na empresa, o farmacêutico utiliza muito o computador para diversa atividades, como no controle do estoque de insumos e medicamentos, na montagem da escala de trabalho dos técnicos de farmácia e na elaboração de relatórios de reuniões. Com uma infinidade de informações disponíveis na internet, não é difícil se distrair e gastar um bom tempo em sites desnecessários. Mas não se preocupe! O RecueTime pode ajudar você que se perde com muita facilidade na internet!

Como funciona o RescueTime?

Essa ferramenta acompanha e controla as atividades que você executa no computador, contabilizando a quantidade de horas que você gasta em sites de diversão, redes sociais ou em sites que são realmente necessários para o seu trabalho. Ao final do dia, o aplicativo entrega a você um relatório com o seu índice da produtividade. Assim, você entende os seus hábitos no computador, identifica onde o seu tempo é desperdiçado e passa a focar em tarefas produtivas, eliminando as distrações.

Planeje-se para melhorar os métodos

Planejamento é a palavra chave para o farmacêutico que está buscando melhor organização de tempo. Existem dois itens que não podem faltar de jeito nenhum no planejamento da rotina farmacêutica e que ajudam a aumentar a produtividade e obter melhores resultados no trabalho. Confira a seguir:

Planeje-se com antecedência

Planejar as atividades com uma antecedência mínima de três dias ajuda a organizar as suas tarefas no tempo, para que elas possam ser cumpridas e entregues dentro de prazos pré-estabelecidos. Você pode fazer um planejamento mensal ou semestral das suas atividades, dependendo da sua preferência e do tipo de tarefas que você executa na sua rotina como farmacêutico. O importante é que as atividades sejam igualmente distribuídas no tempo, evitando atrasos, acúmulos, estresse e preocupações.

Faça uma lista das suas atividades diárias

Diariamente, antes de iniciar o seu trabalho, faça um check list das atividades que deverão ser executadas ao longo do dia, levando em consideração o seu planejamento. À medida que as atividades forem cumpridas, risque-as da sua lista, passando para a atividade seguinte. Essa lista ajuda a garantir que todas as tarefas reservadas para aquele dia sejam cumpridas e não se acumulem durante a semana, atrapalhando o seu planejamento.

Divida seu tempo em função de prioridades

Um dos pontos chave de um planejamento eficiente é a organização das atividades em relação à sua prioridade. Priorizar tarefas evita que você perca tempo com atividades que opcionais ou não essenciais para a sua rotina de trabalho. Segundo Cristian Barbosa, especialista em gerenciamento de tempo, uma forma de categorizar as atividades em função da prioridade é dividi-las entre três grupos de tarefas: urgentes, importantes e circunstanciais. Confira as características de cada um desses grupos de tarefas:

Tarefas urgentes

Tarefas urgentes são aquelas que o prazo para a entrega já terminou ou está muito próximo de terminar. Esse tipo de tarefa geralmente vem acompanhada de pressa, preocupação e estresse. Por isso, é fundamental evitar o máximo possível que as suas tarefas se tornem urgentes. São exemplos desse tipo tarefa:

  • Acidentes com um estoque de medicamento que precisará ser substituído às pressas para que possa ser utilizado;
  • Reunião não programada com um fornecedor de materiais médicos;
  • Entrega de um relatório atrasado e que está sendo cobrado pelo seu chefe.

Tarefas importantes

As tarefas importantes são aquelas fundamentais para a sua rotina de trabalho, para o bom funcionamento da empresa e para a segurança do paciente. Geralmente, elas têm um prazo mais longo para serem cumpridas quando comparadas com as tarefas urgentes. São exemplos de tarefas importantes:

  • Análise diária das prescrições, antes que elas sejam dispensadas para a equipe de enfermagem administrar ao paciente;
  • Conferência diária da temperatura e umidade do local onde ficam armazenados os medicamentos na drogaria.

Tarefas circunstanciais

São aquelas atividades que consomem tempo desnecessário no seu dia a dia e que não trazem benefício ou resultados para o seu trabalho. São exemplos dessas atividades:

  • Navegar em redes sociais durante o expediente;
  • Reclamar sobre os problemas da farmácia com outro funcionário no lugar de tenta solucioná-los.

Vale salientar que para elevar a produtividade no seu trabalho é fundamental que você aumente o número de tarefas importantes e reduza a quantidade de tarefas urgentes e circunstanciais. Para isso, é essencial um planejamento bem consistente e uma boa organização.

Tenha uma ferramenta de organização

Ter uma ferramenta para organizar o seu planejamento é fundamental para evitar esquecimentos. Não importa o tipo – caderno, agenda eletrônica ou de papel, aplicativo de celular ou uma plataforma online de gerenciamento – desde que seja acessível, fácil de utilizar e que possa ser consultada frequentemente, de preferência, mais de uma vez ao dia. Assim, você centraliza todos os seus compromissos em um mesmo local e não precisa confiar na sua memória, que pode falhar, principalmente na rotina atarefada como a do farmacêutico.

Como o mundo gira em torno da tecnologia, atualmente existem diversas ferramentas eletrônicas de planejamento. Essas ferramentas podem auxiliar na organização da sua rotina como farmacêutico e aumentar a sua produtividade, independentemente do local onde você trabalha – hospital, laboratório, indústria, drogaria ou farmácia de manipulação. Existem ferramentas pagas, 100% gratuitas e aquelas que podem ser utilizadas em grupo, acelerando a execução das tarefas pelas equipes de trabalho. A seguir falaremos de duas das ferramentas de planejamento mais populares. Confira!

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento online e gratuita, que possui uma interface versátil, prática, dinâmica e de fácil utilização. Sua plataforma pode ser utilizada tanto em grupo como individualmente, de acordo com a necessidades da empresa onde você trabalha. Esse organizador de tarefas é um site que pode ser acessado de navegadores comuns como o Google Chrome, Mozilla, Internet Explorer e Safari, e que, por isso, não há necessidade de instalação. Existem, também, os aplicativos do Trello disponíveis no Google Play e no iTunes, que podem ser usados em celulares e tablets.

Como funciona o Trello?

Na interface do Trello, você organiza as suas atividades criando quadros para cada projeto ou atividade da sua rotina. Nesses quadros você pode adicionar listas de tarefas finalizadas, pendentes e em andamento; links, informações e anexos; além de lembretes e comentários relacionados e esse projeto. Você pode criar quantos quadros forem necessários e ainda compartilhá-los com a sua equipe, para que todos tenham acesso e acompanhem o andamento das tarefas.

Um exemplo de tarefa da rotina farmacêutica que pode se beneficiar muito do Trello é a elaboração da escala mensal dos técnicos de farmácia. Você pode criar um quadro intitulado como “escala”, colocar a data do plantão de cada funcionário e depois convidá-los para participar desse quadro. Assim, eles saberão as datas exatas do seu plantão, o setor da farmácia onde trabalharão em cada dia e ainda poderão colocar comentários no quadro, ajudando na montagem da escala.

Evernote

O Evernote é uma ferramenta que funciona como um banco de informações, que permite guardar anotações, documentos, lembretes e diversas outros arquivos que você utiliza no seu dia a dia. Esse aplicativo pode ser instalado em computadores e dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

Na sua rotina de trabalho, você pode utilizá-lo para anotar o seu planejamento, colocar lembretes com horários de reuniões e notas com informações que devem ser repassadas para a sua equipe de técnicos de farmácia. Além disso, você pode usá-lo para guardar notas fiscais de fornecedores de medicamentos e materiais médicos, armazenar protocolos clínicos e POPs que são muito utilizados na sua rotina.  Assim, o Evernote auxilia no seu planejamento de tempo e, ainda, arquiva documentos importante, facilitando muito o seu dia a dia.

Organize de local de trabalho

Manter o ambiente de trabalho organizado é um ponto importantíssimo para manter a concentração e aumentar a produtividade. Em um ambiente organizado você localiza documentos, relatórios e pastas com facilidade, evita distrações e que seu tempo seja desperdiçado procurando objetos necessários para a sua rotina, o que facilita o cumprimento das suas tarefas. Essa organização se aplica desde os computadores e às gavetas onde ficam arquivados documentos até a disposição dos mobiliários no ambiente.

Vale ressaltar que a organização em qualquer local de trabalho farmacêutico, desde a indústria até o hospital, é fundamental para a segurança e para o bom atendimento do paciente. Em um ambiente bem organizado são evitados, por exemplo, trocas de medicamentos e prescrições; contaminações de insumos farmacêuticos ou de equipamentos médicos; dispensações inadequadas de medicamentos; erros de medicação; produção inadequada em relação às Boas Práticas de Fabricação (BPF). Além disso, um ambiente limpo e bem organizado evita multas e problemas com a vigilância sanitária.

Dicas de organização

Existem algumas dicas para ajudar na organização e na limpeza do ambiente coorporativo:

  • Compre gaveteiros, organizadores, arquivos e pastas para guardar ou arquivar nota ficais, receitas ou prescrições, documentos da empresa, entre outros;
  • Coloque etiquetas em gavetas e prateleiras para facilitar a identificação e a localização dos materiais e equipamentos;
  • Coloque os objetos que são utilizados com maior frequência em locais de fácil acesso;
  • Organize os documentos em seu computador dentro pastas, separados por categorias;
  • Guarde objetos que não são utilizados com frequência;
  • Descarte utensílios e mobiliários desnecessários;
  • Evite comer dentro do local de trabalho;
  • Coloque uma lixeira em um local apropriado e de fácil visibilidade.

Vários outros métodos de organização podem ser aplicados, o que depende das especificidades do local onde você trabalha. O importante é ter um ambiente que garanta a produtividade da equipe e a segurança do paciente.

Conclusão

Ter uma boa organização na rotina farmacêutica é fundamental para obter alta produtividade e para garantir a segurança dos pacientes. Atingir um bom nível de organização é uma construção diária, sendo que existem diversa técnicas e ferramentas que podem ajudar nesse processo, tais como a Técnica do Pomodoro, os Check Lists, o Trello e o Evernote. Busque sempre ser um organizado para garantir a excelência dos seus resultados e ser um profissional mais desejado no mercado de trabalho.

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