Guia para vendedores externos: como melhorar a organização no trabalho?

Você já deve ter passado por essa situação: em um mês consegue superar as metas de vendas sem grandes dificuldades, já em outros, fica distante do objetivo mensal. Se isso é rotineiro para você, saiba que ter resultados consistentes em vendas depende muito mais da organização, técnicas e tecnologias que os vendedores utilizam do que de suas habilidades pessoais.

Um exemplo disso é que, segundo uma pesquisa do IDC, aproximadamente 57% dos leads e clientes das empresas que não lidam com os consumidores finais (Business to Busines – B2B) sentem que as equipes de vendas que os atendem não estão preparadas para a primeira reunião. Se você perguntasse para os clientes que atende que também se enquadram nesse perfil de compradores empresariais, qual seria o percentual dos que diriam que você estava bem preparado já na primeira reunião?

Neste conteúdo, vamos entender melhor quais são os passos essenciais para organizar sua rotina e garantir uma boa percepção dos compradores; quais são os erros mais graves em vendas externas e como podem ser evitados; e ainda daremos dicas de como aliar tecnologia a algumas técnicas de organização pessoal e vendas para potencializar os seus resultados!

• Por que os vendedores externos precisam de organização
• Quais erros você não pode cometer
• Dicas essenciais para ser um vendedor organizado
• Conheça 6 aplicativos para ajudá-lo no dia a dia

Por que os vendedores externos precisam de organização?

O principal impacto da falta de organização em vendas externas é realizar atividades inadequadas ao estágio de um potencial cliente (lead) e, com isso, perder vendas. Uma pesquisa do canal The Marketing Donut mostra que 63% das pessoas que solicitam informações sobre a sua empresa hoje não comprarão de você pelos próximos 3 meses, e 20% delas vão demorar mais de 12 meses para realizar uma compra.

Ao mesmo tempo, uma pesquisa do portal InsideSales.com indicou que de 35 a 50% das vendas vão para o fornecedor que responde primeiro a uma solicitação do lead. Ou seja, nesse primeiro contato, o seu principal foco deve ser responder rapidamente a um lead, seja por e-mail ou por telefone.

Gastar recursos com leads de baixa qualidade é outro problema comum entre os vendedores externos inexperientes. Em vez de agrupar as tarefas de prospecção, apresentação e desenvolvimento de oportunidades em grandes blocos, eles acabam dividindo a atenção de maneira desigual entre as diversas atividades. Assim, têm taxas pífias de sucesso em todas as etapas.

Por fim, o último grande impacto da desorganização é perder clientes que já compram de você. Isso quase sempre ocorre quando o cliente enfrenta problemas com o processo de compra que você oferece, como:

• é difícil fazer novos pedidos;
• o tempo entre uma nova solicitação e a reposição do produto costuma ser grande; ou
• um concorrente oferece maior comodidade ao cliente por um preço semelhante ou até menor.

É comum que até 14% de seus clientes deixem de comprar de você a cada ano, segundo a Business Brief; acima dessa taxa, você deve avaliar se não está cometendo algum erro.

Quais erros você não pode cometer?

1. Não priorizar tarefas

As atividades de vendas podem ser agrupadas em 5 etapas:

1.1 Prospecção de novos clientes

Aqui entram as atividades reativas, em que você contata pessoas que já demonstraram interesse pelos produtos, como quando ligam para sua empresa; e também as ativas, que é quando você seleciona alguns consultórios, hospitais ou farmácias para descobrir o telefone, um responsável por compras ou por seleção de fornecedores e realiza um contato visando apresentar sua empresa.

O ideal é contatar o mais rapidamente possível os clientes que entram em contato com você e agendar um dia da semana para realizar as atividades de prospecção ativa. Ou seja, um tipo de contato é urgente, já o outro pode ser planejado.

1.2 Apresentação

Visitar um por um os potenciais clientes que demonstrarem algum tipo interesse por sua empresa pode ser um desperdício de tempo e de recursos, pois muitos não irão comprar. Uma boa estratégia é realizar uma boa qualificação do lead, avaliando se ele tem o perfil de comprador de seus produtos farmacêuticos, via telefone ou até por uma reunião online, e visitar apenas aqueles que de fato forem interessantes.

1.3 Follow-up

Acompanhar cada um dos leads e dos clientes, fazendo ligações ou enviando e-mails para a pessoa com regularidade, é uma maneira de manter a proximidade e mapear constantemente se o cliente tem boas oportunidades para você.

Segundo a empresa norte-americana Scripted, 44% dos vendedores desistem de um lead após uma ação de follow-up (envio de um e-mail ou uma ligação), enquanto 80% das vendas exigem pelo menos 5 telefonemas de acompanhamento após uma reunião, conforme a The Marketing Donut. Ou seja, você pode estar perdendo vendas pelo simples fato de não insistir um pouco mais nos contatos.

1.4 Negociação

Nessa etapa, é importante eliminar as dúvidas sobre a qualidade de seu produto ou sobre o modo como sua empresa trabalha para dar uma boa experiência de compra para o cliente. Uma forma de fazer isso é contando histórias de clientes satisfeitos.

Segundo o The New York Times, 65% dos novos negócios de uma empresa são gerados a partir de referências de seus clientes e, conforme a Dan & Chip Heath, depois de uma apresentação 63% dos participantes lembram das histórias que foram contadas e somente 5% lembram de dados e estatísticas. Por isso, conte histórias de clientes satisfeitos que possam confirmar o que você está dizendo.

1.5 Fechamento

É a parte reservada para ajustar os últimos detalhes relativos a descontos ou condições especiais.

Para manter seu trabalho organizado, é importante agrupar e definir como e quando essas ações serão realizadas, selecionando os melhores locais e estratégias.

2. Abordar leads sem planejamento

Já sentiu a tentação de parar em um consultório que surgiu em seu caminho enquanto iria visitar um cliente? E quando se deixou levar por este impulso, qual foi o resultado? Quase sempre, o que se consegue com isso é apenas descobrir o responsável pelo local.

O melhor seria pesquisar na internet sobre o histórico do lead e tentar reunir o maior número de informações disponíveis antes de fazer uma abordagem presencial. Marcar uma reunião de apresentação antes de “aparecer” no local também é uma boa forma de causar uma boa experiência para o lead.

Logo, sempre que possível, pesquise e agende visitas antes de interromper uma atividade prevista para abordar um lead que ainda não foi minimamente avaliado por você.

3. Sair sem definir uma rota

Não definir uma rota significa que você não está agendando a visita com seus leads ou clientes. Esse tipo de atitude parece uma invasão do espaço ou uma tomada de tempo do lead ou cliente. Evite essa prática!

4. Não ter um plano B

Quantas reuniões foram desmarcadas na última hora ou simplesmente não aconteceram e deixaram um buraco em sua agenda? Ao mesmo tempo, quantos trabalhos poderiam ser feitos nesse tempo?

Portanto, tenha sempre algumas atividades como plano B para o caso de imprevistos ou de reuniões que não aconteçam no prazo esperado. Essas atividades podem ser:

• ligação de prospecção para potenciais clientes;
• registro de reuniões;
• revisão de propostas ou de processos em andamento;
• ou outras atividades que não dependam de interação presencial com outras pessoas.

Dicas essenciais para ser um vendedor organizado

1. Agrupe as atividades em blocos

Já citamos que ter um processo de vendas estruturado e que permita a priorização de atividades mais urgentes é o caminho mais seguro para evitar erros na sua rotina. A dica extra é agrupar as atividades para momentos e dias específicos.

Por exemplo, se você descobre que às sextas-feiras as pessoas dificilmente te recebem para uma visita, reserve esse dia para as ações de prospecção ativa ou para realizar os follow-ups. Além disso, as manhãs podem ser reservadas para atividades ligadas às rotinas administrativas de sua empresa ou até para organizar suas visitas, revendo o histórico dos clientes, em vez de fazer ligações, por exemplo.

2. Registre todos os dados relevantes

Manter um histórico de quais foram os principais tópicos e temas discutidos nos telefonemas ou nas reuniões presenciais é uma forma de manter a cabeça livre para pensar apenas nas atividades daquele dia. Quanto mais confiáveis e mais detalhadas forem suas anotações, maior será a sensação do cliente de que você o valoriza e quer atender bem a sua empresa.

3. Mensure os resultados de cada etapa

Descobrir quantos clientes precisam ser prospectados para que uma visita seja agendada ou quantas visitas são necessárias para fechar uma venda é essencial para poder melhorar seu resultado final. Além disso, ao identificar que uma etapa tem baixa taxa de conversão para o estágio seguinte, você poderá focar em capacitações ou aprimoramento de técnicas e estratégias adequadas àquela etapa específica.

Por exemplo, se muitos leads começam a negociar, mas poucos fecham com sua empresa, descobrir técnicas de fechamento, eliminação de objeções de vendas e aceleração de fechamento pode ajudar você a ter um resultado melhor em faturamento e comissão de vendas!

Conheça 6 aplicativos para ajudá-los no dia a dia

Um apoio da tecnologia é sempre bem-vindo para agilizar nosso dia a dia. Por isso, separamos 6 aplicativos que podem automatizar e facilitar suas tarefas:

1. Agendor

Uma ferramenta de gestão do relacionamento com clientes que tem como principais funcionalidades a centralização dos dados relacionados ao cadastro, histórico e atividades que são desenvolvidas com cada cliente. Uma boa funcionalidade do Agendor é alertar o vendedor sempre que uma atividade com o cliente for agendada, além de traçar rotas inteligentes a partir da localização do vendedor no momento em que ele consulta o CRM.

O aplicativo pode ser consultado em qualquer dispositivo, inclusive em desktops.

2. Google Calendar

Centralizar todos os compromissos pessoais ou profissionais em uma mesma ferramenta, que possa ser consultada em qualquer dispositivo com uma conexão de internet, é a melhor forma de não esquecer nenhuma atividade.

A dica extra é agendar até mesmo os blocos de horas reservados para atividades internas, como enviar pedidos ou realizar as pesquisas. Assim, você evitará que os tempos dedicados a essas tarefas sejam “roubados” por atividades menos estratégicas.

3. Trello

Qualquer processo básico pode ser otimizado com o uso do Trello. Esse sistema de gestão simplificada de projetos permite que você crie listas indicando fases, etapas ou atividades maiores; e adicione cartões a elas, dentro dos quais você pode anexar documentos que foram enviados para o lead, notas, comentários, links, checklists e até indicar pessoas que devem executar alguma tarefa.

4. ClearFocus

Você tem problema de foco para realizar algumas atividades? O ClearFocus é a solução ideal para permitir que você realize essas atividades sem distrações. Ele intercala períodos maiores dedicados a execução das tarefas com momentos de pausas. Dessa forma, paradas para ir ao banheiro, conversas paralelas e ligações para resolver pequenos problemas podem ser realizadas sem interferir com suas atividades maiores.

5. Evernote

Um caderno de anotações sempre disponível: essa é a proposta do Evernote. Com ele, é possível guardar imagens, links, criar listas de tarefas e pesquisar com rapidez qualquer informação a partir de tags, categorias ou cadernos.

A principal funcionalidade para os vendedores é poder digitalizar as informações do cartão de visitas e armazená-lo não como imagem, mas como texto!

6. Waze

Muito semelhante a um GPS, mas com o diferencial de sistematizar as informações fornecidas por seus usuários para definir caminhos mais rápidos conforme as condições do trânsito no exato momento em que você estiver dirigindo. O Waze é um bom aplicativo para quem quer driblar o trânsito das grandes cidades!

Conclusão

Ao utilizar as ferramentas e dicas dadas ao longo deste conteúdo, certamente você terá uma maior organização e aumentará sua produtividade em vendas, evitando gastos tanto de tempo quanto de dinheiro com deslocamentos desnecessários.

Além disso, conseguirá saber exatamente quais são as técnicas ou etapas que você precisa utilizar e otimizar para melhorar sua performance como vendedor. Aliando tecnologia, técnicas de organização e habilidades pessoas para lidar com a quantidade de tarefas envolvidas no processo de vendas, você não será vítima da desorganização!

Por fim, a organização é a melhor forma de dar uma boa experiência de compra para seus clientes, facilitando sua fidelização e aumentando o nível de recompras!

Boa organização e boas vendas!