Como fazer reuniões eficientes? 5 dicas para não perder tempo

Segunda-feira, oito horas da manhã. Dia de reunião. No mundo ideal, somente os problemas mais relevantes seriam discutidos e todos saíram com soluções em mente para que os resultados continuassem a subir.

Mas no mundo real nem sempre funciona assim. Reuniões eficientes são o sonho de todos os colaboradores, cansados de perder tempo e não chegar a lugar nenhum. Se esse cenário é constante na sua empresa, e você vem encontrando dificuldades sobre como fazer reuniões realmente produtivas, não pode perder as nossas dicas!

Tenha uma motivação clara

É muito comum se deparar com gestores que convocam reuniões para qualquer assunto que aparece na empresa – desde a data em que ele entrará de férias até a festa de comemoração do fim de ano.

Por isso a dica mais importante sobre como fazer reuniões é: tenha um motivo realmente importante. É essencial estabelecer quais os benefícios que ela trará para você e para a empresa. Reuniões eficientes são espaços para resolver problemas. E não apenas momentos de desabafos ou brainstorming.

A empresa vem apresentando resultados ruins e você precisa fazer mudanças no planejamento e execução de tarefas? Convoque uma reunião. Precisa dar um feedback a um colaborador? Tenha uma conversa individual. Quer pedir algo que não é tão importante para aquele momento? Envie um e-mail.

Crie um roteiro

Muitas reuniões são ineficientes e cansativas pela falta da criação de um roteiro claro pelos gestores. Antes de convocar colaboradores você deve ter um tema bem definido sobre o que será discutido e informá-los previamente para que se preparem.

Deixar tudo para cima da hora pode transformar uma reunião para elaborar a criação de um novo plano estratégico para gestão de compras em uma discussão sobre o uso de copos plásticos no refeitório.

Reuniões eficientes devem seguir os moldes de uma apresentação, em que o palestrante tem ensaiado tudo o que será dito, expõe os tópicos mais relevantes, e só então abre a discussão para outros participantes.

Seja objetivo

É importante para quem conduz evitar se prolongar em assuntos que todos já conhecem ou que já foram discutidos dezenas de vezes, desviar o foco sobre o tema central, ou fazer comentários que não trarão benefícios para a resolução de algo. Além do desgaste mental de quem participa, a falta de objetividade promove a perda de tempo. E como você já deve ter escutado muitas vezes no ambiente corporativo, “tempo é dinheiro”.

Gerencie o prazo de início e fim

Um dos principais erros de pessoas que não sabem como fazer reuniões é não gerenciar o tempo que ela durará. Quantas vezes você já participou de discussões previstas para ir de 11 h às 12 h, que foram se alongando por vinte minutos, se estendendo por mais algumas horas, e ao final todos saíram com a completa sensação de tempo perdido?

Não dá para pedir que colaboradores fiquem toda uma manhã discutindo métricas que poderiam ser colocadas em prática naquele momento. Ao convocar uma reunião, escolha um dia da semana em que o fluxo de trabalho está mais tranquilo e determine o tempo de início e fim. Se surgirem novos assuntos durante a discussão, adicione a pauta para uma próxima conversa.

Defina as pessoas que (realmente) devem participar

Imagine ter pessoas do setor de marketing discutindo durante horas as pautas referentes a área financeira. Não parece produtivo, não é?

Pela falta de um motivo claro, muitas reuniões são feitas com todos os colaboradores da empresa, mesmo aqueles que não são necessários para se chegar a um entendimento ou que não fazem ideia do que está sendo dito ali.

Caso precise discutir assuntos e mudanças que afetarão a todos ou discutir sobre o crescimento da empresa com diretores e CEOs, convoque reuniões gerais. No mais, defina claramente quem são os protagonistas essenciais para tornar aquela reunião um sucesso e ao final, crie um plano de ação sobre quem fará o quê, e o prazo para entrega.

E você, tem outras dicas para tornar as reuniões mais eficientes? Compartilha com a gente nos comentários!